Gestão financeira e econômica na pecuária leiteira.

Fluxo de caixa, custo de produção e plano orçamentário. Qual objetivo de cada um desses controles na pecuária leiteira? Qual uso prático das informações geradas através dos mesmos? Em diversos momentos surgem dúvidas e questionamentos da forma de se implementar e conduzir os controles financeiros e econômicos das propriedades. Esse artigo tem o objetivo de esclarecer e demonstrar a importância e o sinergismo entre as informações processadas nesses tipos de controle.

Um dos primeiros passos quando da implementação da gestão financeira e econômica numa propriedade é entendermos os conceitos básicos utilizados. São eles:

Fluxo de caixa - Mostra uma visão financeira da atividade. Tem a finalidade de contabilizar as receitas e despesas, funcionando assim como uma grande agenda dos compromissos financeiros da propriedade. Identifica data, valor, fornecedores, clientes, saldo em conta e, adicionado a isso, quando classificamos as receitas e despesas, temos uma visão detalhada do plano de contas, o que possibilita ações gerenciais com base na análise das informações. Seu uso direciona recebimentos e pagamentos e resultado de saldo em conta. Os dados devem ser processados com agilidade e analisados sistematicamente pelos gestores. Para maior precisão das informações e de fundamental importância a realização de conciliação bancária. O fluxo de caixa pode ser trabalhado através de planilha de excel, software, ou até mesmo um livro caixa.

Custo de produção - Mostra uma visão de consumo, os dados são gerados quando se utilizam insumos e serviços na propriedade. Possibilita individualizar resultado das diversas atividades produtivas, contabiliza e informa quais são os gastos diretos e indiretos, custos fixos e variáveis, depreciações, custo econômico e ponto de equilíbrio produtivo. Seu uso funciona como ferramenta de gestão e identifica pontos de eficiência e ineficiência, direciona possíveis ações corretivas dentro do sistema produtivo, e mediante as depreciações, provisiona recursos para se reinvestir na atividade. Enfim o custo consolida o resultado operacional e econômico da atividade. Aspectos como coleta correta de dados e padrão de metodologia são os pontos limitantes e cabíveis de falha. Para utilização do controle de custo de produção, deverão ser estipulados quantos centros de custos serão trabalhados em cada propriedade. De forma simplista, pode-se adotar a atividade leiteira como sendo um único centro de custo, mas não é a forma mais recomendada, pois não permite uma análise da eficiência dos outros setores envolvidos. Caminhando para um nível mais detalhado de centro de custo, pode-se escolher trabalhar com maior detalhamento dos centros de custo. Desta forma, é possível determinar o custo de produção do litro de leite, o custo de produção de uma novilha ao parto, custo dos alimentos forragem e outros. Percebe-se que o grau de detalhamento de análise aumenta, fazendo com que o nível de dedicação na coleta dos dados deve aumentar proporcionalmente.

Plano orçamentário - Mostra uma visão de futuro. Seu objetivo está em ser uma referência na projeção das receitas e despesas fundamentadas em parâmetros técnicos e produtivos. O orçamento aplica-se como a projeção de grandes metas. O plano orçamentário passa a mesma idéia de quando acendemos o farol alto de um carro, possibilita a visão a distancia (futuro) e clareza na proximidade (presente). As avaliações das receitas e despesas previstas em comparação às realizadas predizem com agilidade as ações a serem efetuadas. Digo que o plano orçamentário deve ser o patrão da propriedade, o orçamento é que irá direcionar as estratégias de compra e venda, investimentos, distribuição de resultado e até mesmo captação de recursos. A chave para o sucesso do orçamento está no amplo conhecimento das tendências de mercado e interação entre técnicos e gestores.

Após conhecermos os objetivos e utilização destes controles, você deve estar se perguntando qual utilizar?

Acredito que devemos utilizar todos e, na verdade, há um grande sinergismo e interação entre eles. O controle de custo de produção cria a referência das receitas e despesas sendo a base para as projeções previstas, que serão confrontadas com as receitas e despesas realizadas contabilizadas pelo controle de fluxo de caixa. Esses dados são os alicerces do plano orçamentário que com agilidade direciona as avaliações dos números previstos em comparação aos realizados.

Vamos a um exemplo de uma propriedade leiteira hipotética:

 
OBS.: Tabela de uma propriedade leiteira hipotética com números ilustrativos.
        
Para analisar a tabela acima devemos compreender alguns pontos:
- Coluna A identifica as referências de receitas e despesas que serão utilizadas e foram consolidadas pelo controle de custo;
- Coluna B utiliza a coluna A como referência e projeta as receitas e despesas de jan. a dez./06 utilizando para isso as projeções dos parâmetros produtivos;
- Coluna C representa a soma dos dados já realizados contabilizados pelo fluxo de caixa;
- Coluna D é o resultado do projetado de jan. a dez./06 (coluna B) subtraído o realizado parcial de jan. a mai./06 (coluna C). Esse dado nos sinaliza que para atingirmos o orçamento teríamos que receber e pagar o saldo de resultado da subtração;
- Coluna E mostra a análise do último mês realizado;
- Coluna F é a soma do projetado de jun. a dez./06, mostra o resíduo a se receber e pagar nos próximos meses, ou seja, fornece a visão de futuro para as receitas e despesas.

Várias são as análises obtidas da tabela acima. Projeção de receita e despesa, números já realizados, saldo para se cumprir o orçamento, análise do último mês e projeção de resíduo de receitas e despesas.

Por exemplo, quando analisamos a projeção de receita de leite fica como meta uma produção anual de 100.000 litros, a idéia de uso da planilha é que mensalmente devemos avaliar os números realizados comparando-se aos números previstos. Na situação em questão já se passaram cinco meses sendo assim temos uma parcial após os cinco meses realizados de produção de 42.550 litros. Este volume de leite produzido quando comercializado resulta em R$ 21.300,00 na receita realizada de jan. a mai./06, sendo que a projeção para os doze meses é de R$ 50.000,00. Nesse momento podemos aprofundar em algumas análises como discutir os números com a analise da linha 5 coluna D onde o saldo projetado a receber na venda de leite para se cumprir o orçamento é de R$ 28.700,00. Resultado esse que é o desafio, ou seja, a necessidade de receita de leite para se cumprir o orçamento do ano. Sabemos pela análise descrita acima a necessidade de receita para se concretizar o orçamento, e nesse momento qual é a projeção para as receitas dos próximos meses. Essa resposta está na analise da linha 5 coluna F com projeção de resíduo de R$ 25.500,00 que é a soma da projeção de receita com leite para os meses de jun. a dez./06. Entendo assim que essa é uma forma ágil de identificarmos estratégias, metas e traçarmos objetivos de curto e médio prazo visando preservar o orçamento proposto.

Quando analisamos a projeção de despesa com alimentação concentrada do rebanho temos uma projeção de gastos de R$ 21.000,00 nos doze meses (linha 8 coluna B). Então, essa é nossa meta de gasto com alimentos concentrados para o ano. Ao analisarmos a parcial do período já realizado (linha 8 coluna C) temos um total acumulado nos cinco meses já decorridos de R$ 11.900,00. Ao aprofundarmos na análise verificamos que o saldo da subtração da projeção anual com o realizado parcial temos o resultado da linha 8 coluna D, sendo assim o resultado dessa subtração é de R$ 9.100,00 sendo esse valor de meta de gasto para os próximos meses de jun. a dez./06, avaliando a linha 8 coluna F verificamos que a projeção de despesa para os próximos meses é de R$ 10.710,00 mostrando que há um déficit de R$ 1.610,00 sendo necessária realizar possíveis ajustes na dieta dos animais.

Quando analisamos a projeção de despesas da administração temos uma projeção de gastos de R$ 3.000,00 nos doze meses (linha 16 coluna B), sendo assim essa é nossa meta de gasto com despesas da administração para o ano. Já a parcial do período realizado representado pela linha 11 coluna C, contabiliza um total acumulado nos cinco meses decorridos de R$ 1.200,00. Com os dados obtidos podemos verificar qual é a meta de gasto para os meses de jun. a dez./06, R$ 1.800,00 valor esses mostrado na linha 16 coluna D. Como já observamos anteriormente podemos agora verificar qual é nossa projeção de gasto R$ 1.530,00 para os meses de jun. a dez./06, representada pela linha 16 coluna F. Verificamos que no item de administração estamos preservando a expectativa de gastos com esse item, pois a mossa meta de gasto para preservar o orçamento está abaixo da projeção das despesas gerando uma sobra de R$ 270,00, essa sobra como a de outros itens deve ser preservada pois é fundamental para compensar o déficit de outros itens da planilha e assim atingirmos o orçamento total previsto.

A ação gerencial que verifica os dados de saldos (coluna C) comparados com os dados de resíduo (coluna F) possibilita identificarmos e atuarmos em pontos de estrangulamento, buscando preservar o plano orçamentário. Desta forma fica a certeza de que o sucesso sustentável da atividade produtiva passa pelo uso das ferramentas gerenciais. Sendo assim, estamos falando em tratar o setor agropecuário da mesma maneira que outros setores da economia através da adoção de métodos de gestão administrativa que envolvem principalmente o controle financeiro. Dentre estes processos estão o fluxo de caixa, orçamento anual e controle de custos que na metodologia aqui apresentada, utilizam à gestão de estoque associada a uma boa estratégia de compras e venda, conseguindo apresentar, aliado aos índices zootécnicos e ao responsável pelos controles, resultados jamais esperados.

Assim é exigida do produtor rural uma nova visão administrativa. Desta maneira é importante que o fazendeiro se torne um empresário rural, tratando sua propriedade como um negócio. O desafio é grande e a caminhada longa, mas só podemos chegar ao final dando o primeiro passo.