Controlar o quê?

Todos os dias, na direção de nosso negócio, realizamos anotações, levantamentos, apontamentos, dentre outros. Sempre motivados por vontade, ansiedade e necessidade de controlar a empresa que como um sistema mutante requer constante atualização e acompanhamento. Se não acompanhamos, corremos um grande risco de ficarmos alheios e não termos a real visão da situação. No entanto, muitas vezes, nos perdemos no meio de muitos dados e não conseguimos transformá-los em informações objetivas que são ferramentas indispensáveis para gerir com eficiência e eficácia o sistema empresarial no qual atuamos.

Com a inserção da informática no “mundo dos negócios”, a facilidade de se ter números precisos que espelham determinada situação passou a ser muito grande. É só lançar e tudo fica gravado, registrado, gerando um histórico que, mesmo inconscientemente, já nos faz participantes do engenhoso “mundo da informação”. Afinal, de que valeria a pena saber que foram vendidas 4 caixas de frutas se não for para compararmos o valor recebido com os custos e conhecermos a margem de lucro líquida; analisarmos se o preço de venda está adequado; controlarmos o estoque; por fim, transformarmos um dado em informações essenciais para a gestão do negócio.

Por isso, destaco a importância de se comparar os dados para gerar informações.
As informações nos dão diretrizes de onde e como estamos indo: se sabemos que uma empresa teve um prejuízo de R$100.000,00 e não buscamos outras informações, poderíamos dizer que esta empresa, com certeza, está decadente. No entanto, se também recebemos a informação de que a empresa teve um prejuízo de R$300.000,00 no exercício imediatamente anterior, a análise muda radicalmente, pois percebemos que a empresa está em uma rota de recuperação. Agora, se nos informam que a empresa possui um histórico de oscilação de lucros e prejuízos a cada exercício, nos preocupamos novamente, pois o novo cenário nos mostraria dois exercícios seguidos de prejuízos.

Ferramentas para Gerar Informações

Fundamentalmente, a maior ferramenta para gerar informações ainda é o homem com a sua visão comparativa. No entanto, podemos aplicar alguns padrões e instrumentos já desenvolvidos que são bastante preciosos no que tange à gestão de empresas:

Relatórios Financeiros: Histórico de Fluxo de Caixa (serve para prever e acompanhar a movimentação futura do capital); Histórico de Receitas (serve para análise de períodos de alta e baixa, bem como para projetar medidas objetivando o atingimento de metas traçadas no planejamento); Histórico de Despesas (serve para preparação do desembolso, previsão de gastos ou mesmo para acompanhamento do realizado), dentre outros;

Relatórios Comerciais: Quantidade de Vendas (auxilia na execução das políticas comerciais, na determinação do preço, em promoções, etc.); Evolução do preço médio (serve para observar qual o valor que está sendo agregado ao produto durante o período de venda do mesmo); dentre outros;

Relatórios de Produção: Unidades produzidas por setor (comparativos entre os setores mostrando produtividades individuais, servindo de modelo de referência); Consumo de matéria prima (histórico da necessidade de compra e estocagem); Qualidade do material (serve para avaliar perdas referentes à falta da qualidade); dentre outros.

Algumas informações, podem ser obtidas a partir da inserção de dados em um sistema de gerenciamento informatizado, comumente chamado de ERP. Os sistemas ERP são ferramentas projetadas a partir dos princípios da gestão integrada que propiciam informações de altíssimo valor para a gestão do negócio. Sua utilização é simplificada e são de fácil adaptação em qualquer modelo de negócio. No entanto, é importante ressaltar a importância de buscar uma ferramenta que seja desenvolvida para a especialidade de sua atividade, pois somente um profissional com a vivência prática e visão crítica poderá desenvolver um sistema eficiente e eficaz para a gestão do seu negócio.

No próximo artigo, falaremos sobre o processamento das informações para extração de índices gerenciais. Aguardem.