FERRAMENTA DE GESTÃO – AGENDA MACRO

No mundo de hoje as pessoas se vêem cada dia mais sobrecarregadas e com sentimento que o dia passa rapidamente, e ao chegar o fim da semana ocorre uma certa frustração de que todo empenho e esforço dedicado em cada dia foram perdidos sem nenhum resultado positivo.

O planejamento e organização do tempo são fatores primordiais para proporcionar melhor uso do tempo e busca de melhores resultados. Isso pode ser visto claramente tanto nas empresas urbanas quanto nas empresas rurais, que cada vez buscam ou criam ferramentas gerenciais que irão auxiliar na condução das atividades de forma organizada e planejada. Por isso é extremamente importante estarmos capacitados e em busca de conhecimentos de gestão que irão incrementar e diferenciar o desempenho dentro da empresa.

Uma forma de programar e planejar as atividades é através de uma agenda macro. Ela auxilia na visão das atividades gerenciais presentes e futuras divididas ao longo dos meses do ano agrícola, com o objetivo de nortear na tomada de decisão com antecedência e cumprir de forma eficiente as metas macro da propriedade.

Para iniciarmos, devemos ter o conhecimento de todas as ações gerenciais que irão acontecer durante o ano agrícola, saber as metas a serem atingidas (planejamento agrícola) e começar a listar tudo que precisa ser feito. Por isso essa ferramenta é elaborada pelo líder da propriedade ou projeto.

A agenda macro precisa ficar a vista de seus usuários pois só se justifica se for altamente usada pelos administradores – GESTÃO À VISTA, ou seja, precisa ser colocada em local onde é possível ter contato com ela de preferência todos os dias da semana para buscar orientação ou até mesmo fazer alguma modificação, caso seja necessário.

Essa ferramenta é muito importante para melhorar a comunicação do corpo gerencial da propriedade, uma vez que está à vista dos seus administradores e todos em comum acordo das prioridades e responsabilidades traçadas que irão ocorrer ao longo do ano agrícola.

Para a ferramenta ser dinâmica e eficiente é necessário que ela seja conferida com freqüência e as etapas planejadas que foram realizadas precisam ser marcadas para melhor visualização e acompanhamento das ações gerenciais. É muito importante que seja reservado um horário em no mínimo um dia por semana, de preferência na segunda feira, para refletir sobre as atividades já ocorridas, as presentes e as futuras. Assim é possível perceber o que poderá ser feito de maneira diferente da programada, se será feito da mesma forma, se a empresa está estruturada no momento (disponibilidade de máquinas e mão-de-obra) e disponibilidade de recursos.

A agenda macro não terá resposta a essas perguntas, mas ela sempre estará forçando os seus usuários a pensarem e buscarem outras ferramentas e recursos que possam auxiliar e orientar na descoberta dessas respostas.

Um exemplo do uso da agenda é quando em determinada época do ano a empresa em questão normalmente contrata mão-de-obra temporária em grande escala. Por isso a grande importância de se ter uma agenda macro para lembrar desse momento e antecipar a contratação, evitando concorrência ou até mesmo levar ao esquecimento, e que de última hora talvez irá não conseguir concretizar a contratação. Bem, esse parágrafo é somente um exemplo das inúmeras situações que podem ocorrer no cotidiano de uma empresa no qual o responsável ou líder precisa estar atento para cumprir em tempo hábil suas tarefas e obter resultados satisfatórios que o levarão ao reconhecimento e realização profissional e pessoal.

O importante é começar a fazer a agenda macro para o ano agrícola e para os próximos anos. Porque a cada ano agrícola que iniciar, essa agenda estará cada vez melhor elaborada e planejada.