Uma grande preocupação das pessoas, seja na vida pessoal ou profissional, é tentar organizar e ter certeza que seus deveres estão cumpridos, ou seja, que tudo esteja em dia e nada em atraso.

Na vida profissional do agronegócio inúmeras atividades e serviços ocorrem durante o ano agrícola e esses serviços são responsabilidades específicas a determinado cargo dentro das empresas rurais. Por isso é de grande importância elaborar e listar as responsabilidades conforme uma programação de conclusão.

Ocorre na maioria das vezes a dedicação de um bom tempo para lembrar as responsabilidades a fazer e é muito comum não anotar em uma folha ou agenda essas responsabilidades a serem cumpridas. Isso leva mais a frente a necessidade de dedicar novamente tempo para relembrar o que precisa ser feito, correndo o risco de nem tudo ser lembrado, fazendo com que algumas responsabilidades fiquem esquecidas.

Através de uma Agenda Macro (atividades, serviços e responsabilidades que irão ocorrer durante o ano agrícola) e das pequenas responsabilidades do dia-a-dia de uma empresa (que juntas se tornam grandes), o gerente ou gestor pode listar cada responsabilidade a ser cumprida.

Na elaboração da lista é extremamente importante definir um tempo ou prazo necessário que irá demandar para concluir cada responsabilidade. Isso ajudará a quantificar e dimensionar a necessidade real de tempo.

Outro ponto importante é definir quem será o responsável para executar o serviço ou assunto e quando for definir o responsável é essencial que seja apenas um, porque se for definido mais de um responsável ficará confuso quem realmente tem mais responsabilidade sobre aquele serviço. Com isso na hora de cobrar com o cumprimento, de quem cobrar? Quem precisa ser mais cobrado?

O acompanhamento diário e atualização da lista são muito importantes para monitoramento das responsabilidades que já foram concluídas, as que estão em andamento, canceladas, atrasadas e acrescentar as responsabilidades futuras.

Quando houver responsabilidades atrasadas é fundamental elaborar um plano de ação. Na hora de elaborá-lo, é preciso pensar em tudo que impossibilitou a sua conclusão. Diante disso, deve-se definir os pontos que realmente foram significativos para o não cumprimento e listá-los, para possibilitar enxergar qual o melhor plano de ação que precisa ser feito para o cumprimento da responsabilidade.

As responsabilidades em atraso sempre se tornam de grande importância e urgentes porque elas podem estar isoladas ou vinculadas a uma outra atividade futura. Por isso é preciso concluir o mais rápido possível, para não ocorrer um número cada vez maior de responsabilidades atrasadas quando essas forem vinculadas.
No quadro abaixo segue um modelo da lista, que é apenas uma sugestão, mas que pode ser modificado para atender necessidades diferentes das empresas. O importante é fazer acontecer.

A coluna descrição serve para descrever responsabilidades (atividades) a serem executadas; a coluna responsável qual funcionário será o responsável pelo cumprimento daquela responsabilidade e as colunas Di e Df significam respectivamente data inicial e data final, e a coluna situação significa o status da atividade no momento. É muito importante que ele seja sinalizado por cores para ajudar na visualização e o plano de ação para as atividade em atraso. A lista precisa ficar afixada na parede para que cada responsável possa checar a situação de sua responsabilidade.

Dessa maneira, a agenda se torna de extrema importância na organização dos processos e cumprimento de prazos. Ela é simples de ser feita e pode trazer muitos benefícios à sua atividade. Mãos à obra!