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LISTA DE RESPONSABILIDADES E PENDÊNCIAS
Uma grande preocupação das pessoas seja na vida pessoal ou profissional é tentar organizar e ter certeza que seus deveres estão cumpridos, ou seja, que tudo esteja em dia e nada em atraso.
Na vida profissional do agronegócio, inúmeras atividades e serviços ocorrem durante o ano agrícola e esses serviços são responsabilidades específicas a determinado cargo dentro das empresas rurais. Por isso, é de grande importância elaborar e listar as responsabilidades conforme uma programação de conclusão.
Ocorre, na maioria das vezes, a dedicação de um bom tempo para lembrar as responsabilidades a fazer e é muito comum não anotar em uma folha ou agenda essas responsabilidades a serem cumpridas o que leva mais a frente necessidade de dedicar novamente tempo para relembrar o que precisa ser feito, correndo o risco de nem tudo ser relembrado fazendo com que algumas responsabilidades fiquem esquecidas.
Através de uma Agenda Macro (atividades, serviços e responsabilidades que irão ocorrer durante o ano agrícola) e das pequenas responsabilidades do dia a dia de uma empresa, que juntas se tornam grandes, o gerente ou gestor pode listar cada responsabilidade a ser cumprida.
Na elaboração da lista é extremamente importante definir um tempo ou prazo necessário que irá demandar para concluir cada responsabilidade. Isto ajudará a quantificar e dimensionar a necessidade real de tempo.
Outro ponto importante é definir quem será o responsável por executar o serviço ou assunto e, quando for defini-lo, é essencial que seja apenas um, porque senão ficará confuso determinar quem realmente tem mais responsabilidade sobre aquele serviço ou assunto e de quem cobrar o cumprimento? Ou quem precisa ser mais cobrado?
O acompanhamento diário da lista e atualização é muito importante para monitorar as responsabilidades que já foram concluídas, as que estão em andamento, canceladas, atrasadas e acrescentar as responsabilidades futuras.
Quando houver responsabilidades atrasadas é fundamental elaborar um plano de ação. Na hora de elaborar o plano de ação precisa ser pensado em tudo que impossibilitou a sua conclusão. Diante disso é preciso definir os pontos que realmente foram significativos para o não cumprimento e listá-los, para possibilitar enxergar qual o melhor plano de ação que precisa ser feito para o cumprimento da responsabilidade.
As responsabilidades em atraso sempre se tornam de grande importância e urgência porque elas podem estar isoladas ou vinculadas a uma outra futura. Por isso, é preciso concluir o mais rápido possível para não ocorrer um número cada vez maior de responsabilidades atrasadas quando essas forem vinculadas.
No quadro abaixo segue um modelo da lista, que é apenas uma sugestão, mas que pode ser modificado para atender necessidades diferentes das empresas. O importante é fazer acontecer.
A coluna “descrição” serve para descrever responsabilidades (atividades) a serem executadas, a coluna “responsável”, qual funcionário será o responsável pelo cumprimento daquela responsabilidade e as colunas “Di” e “Df” significam respectivamente data inicial e data final, e a coluna “situação” significa o status da atividade no momento e é muito importante que seja sinalizada por cores para ajudar na visualização e no plano de ação para as atividade em atraso.
A lista precisa ficar afixada na parede, para que cada responsável possa checar a situação de sua responsabilidade.
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