Ferramentas de ação e melhorias nos processos e metas – Parte 1

 Dando sequência aos artigos técnicos do Núcleo de Gestão ReHAgro, estaremos trabalhando com o tema “Ferramentas de Ação e Melhorias nos processos e metas” e apresentaremos a seguir algumas ferramentas práticas a serem utilizadas.

1 - O que é Meta?

A meta pode ser definida com um método ou um caminho para se atingir um resultado desejado e varia de acordo com cada projeto realizado. Para que esta seja cumprida, é preciso criar alguns processos e ferramentas, sendo estes mostrados abaixo.

2 - Identificando as variáveis que compõem a meta e diagnosticando falhas

 Identificada a meta, deverão ser diagnosticados claramente os itens que a influenciam, que compõem as variáveis em que poderemos atuar para controle de ação sobre a meta, dentre algumas ferramentas que podemos utilizar para este trabalho, destacamos a árvore de causas (espinha de peixe) e o fluxograma.

2.1 – ÁRVORE DE CAUSAS OU ESPINHA DE PEIXE (DIAGRAMA DE ISHIKAWA)

 O diagrama de Causa e Efeito é uma técnica comumente utilizada para se identificar possíveis pontos de melhoria ou mesmo detecção de problemas no processo produtivo de um bem. Ela é representada por uma linha com quatro ramificações que se agrupam representando os quatro grandes grupos de itens ou fatores que interferem diretamente no produto final, conforme esquema abaixo:

 

A prática desta ferramenta consiste em identificar, em cada item, subitens que possam influenciar no processo produtivo. Uma ferramenta complementar a esta é o Brainstorm, que de forma simples, consiste na reunião de um maior números de pessoas possíveis dentro da abrangência do processo e buscar extrair, através de idéias e depoimentos que surgirem, o maior número possível de variáveis que compõem esse procedimento, preenchendo as 4 linhas principais dos recursos envolvidos no processo.

Abaixo, observaremos um exemplo de diagrama preenchido, com alguns dados em uma unidade produtora de leite.

 

2.2 – FLUXOGRAMA

O fluxograma é uma ferramenta amplamente utilizada em estudos organizacionais e consiste em uma técnica de representação gráfica em que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência de um processo, bem como sua análise e redesenho.
 A utilização correta desta ferramenta contém:
 - Operações a serem realizadas;
 - Onde serão realizadas;
 - Quem as realizará;
 - Quais as entradas e saídas;
 - Identificação do fluxo de informação;
 - Necessidades de recursos;
 - Custos envolvidos;
 - Volume de trabalho; e,
 - Previsão do tempo de execução.

Existem 2 tipos de fluxogramas, o fluxograma horizontal e o vertical.

2.2.1 - Fluxograma vertical - Trata-se do fluxograma mais utilizado no estudo de processos produtivos, do tipo linha de produção, no qual se pode dividir um grande processo em vários outros, mais simples, com poucas áreas envolvidas e com número restrito de operações que se encaixam nos símbolos previamente estabelecidos pelo fluxograma. Podemos, também, utilizá-lo em processos administrativos, desde que feitas as devidas adequações.
 Normalmente, o fluxograma vertical possui um formulário padrão onde se é escrito, conforme modelo abaixo:

2.2.2 - Fluxograma Horizontal
 
• Fluxograma horizontal descritivo

Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades, dos documentos e das informações que circulam em um processo, por meio de símbolos padronizados.
A elaboração é feita como se estivesse escrevendo, só que, no lugar de somente palavras, são utilizados símbolos e palavras, que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa. Conforme exemplo abaixo:

 

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