Ferramentas de ação e melhorias nos processos e metas – Parte 2

Em continuidade ao tema abordado anteriormente, observamos que após a identificação das variáveis, causas e falhas, há a necessidade de proposição de ações para que seja dada continuidade no processo de melhoria. Sendo assim, apresentamos a seguir algumas ferramentas básicas que podem auxiliar neste processo.

1 - Proposição de melhoria referenciada na meta – Plano de Ação

1.1 –  4Q1POC

Após a identificação dos pontos de melhoria ou diagnóstico de falhas, é hora de propor melhorias. Para isso, apresentaremos o plano de ação (Action Plain), que é uma ferramenta baseada no conceito dos programas de qualidade japoneses, também difundido como 5W1H que ,adaptando ao cenário nacional, temos 4Q1POC (Sebrae).

Esta ferramenta se baseia na resposta de 7 perguntas para cada item necessário. Ela se apresenta em forma de uma planilha, conforme demonstrado em exemplo abaixo:

 Para cada ponto de melhoria deverão ser identificadas todas as variáveis que devem ser alteradas e realizar todas as perguntas para cada variável.

2 - Realizando o monitoramento dos dados e processos

2.1 – Lista de Verificação (Check List)

 Para o monitoramento e a certeza do cumprimento de todas as ações previstas, existe uma ferramenta chamada “Lista de verificação” (Check list). A lista de verificação contém todos os itens que deverão ser seguidos na execução da tarefa. Esta ferramenta deverá ser elaborada listando todos os itens que compõem uma tarefa ou processo e, a seguir, as opções ou situações  em que se encontram, para que seja marcada um “x”na tabela.Veja o exemplo abaixo, que demonstra uma “Lista de Verificação”para sair com um veículo:

3 - Aplicando o gerenciamento contínuo

3.1 – PDCA

Uma empresa se caracteriza pela sua continuidade. Como a empresa é um sistema em constante mutação, necessita, então, de realização do gerenciamento contínuo, uma vez que a cada momento as variáveis sofrem influências de agentes externos ou alterações internas. Para isto, existe uma ferramenta chamada PDCA, conforme demonstrado a seguir:

PDCA é uma ferramenta de planejamento e melhoria de processos que tem em seu nome as iniciais da idéia central de sua proposição que é P – Plan (Planejamento), D – Do (Fazer), C – Check (Avaliar) e A – Action (Ação Corretiva) (Fonte: Manual de Ferramentas da Qualidade – Sebrae, 2005).

O PDCA é utilizado em todos os sistemas, em todas as atividades e em todos os processos da organização e sua abrangência não há limitação, conforme o diagrama abaixo:

Abaixo segue um esquema das tarefas em cada fase do PDCA.

 
4- Garantindo o trabalho e ações e suas execuções

Para a garantia de que o trabalho foi executado anteriormente, deveremos adotar o padrão de “Relatório de Auditoria” que consiste em uma lista de verificação de todos os itens e processos relatados anteriormente, bem como suas variáveis para que um auditor nomeado pela organização possa conferir os dados apresentados com os dados reais.

Abaixo temos um exemplo deste tipo de relatório.

      
    
Portanto, foram apresentadas algumas ferramentas práticas de gerenciamento do trabalho e atividades para o alcance das metas. A boa utilização destas práticas aumentará a eficiência do trabalho e diminuirá possibilidade de perdas, além de mensurar onde e como agir para alcançar os objetivos propostos pela organização. 

Clique aqui e leia a primeira parte deste artigo :
http://www.rehagro.com.br/siterehagro/publicacao.do?cdnoticia=1686 

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