Gerenciamento de grandes propriedades leiteiras - maiores desafios

Gerenciar uma grande fazenda é um desafio diário. Todos os eventos que demandam a participação do gestor acontecem em grande escala.

Os recursos humanos são vistos como maior gargalo em qualquer empresa mas, vendo por outro ângulo, podem ser a grande fonte de soluções.

Relaciono abaixo, aqueles que considero como sendo os maiores desafios do gerenciamento de grandes propriedades leiteiras, detalhando os principais problemas e as possibilidades de resolução.

A carência de gestores
 
No gerenciamento de grandes propriedades leiteiras, em função da grande quantidade de eventos diários, é impossível pensar em uma gestão presencial. O caminho é a delegação de responsabilidades.

Empresas de grande e médio porte deveriam começar sua organização com a divisão em setores, com respectivos responsáveis, criando assim um organograma que auxilie na delegação das responsabilidades. Aí começa um grande problema - a falta de pessoas capacitadas para ocupar os cargos criados no primeiro escalão do organograma. Estas pessoas precisam apresentar algumas características iniciais, como: gostar, em primeira instância, de trabalhar com pessoas; estar sempre buscando o aprendizado; ter autocontrole diante de problemas, ser dinâmica, conseguindo fazer com que as coisas aconteçam. No meio rural essa dificuldade se acentua. A falta de pessoas capacitadas para ocupar cargos de gestor nas fazendas faz com que os mais variados perfis sejam encontrados no comando das mesmas. Às vezes, a única opção é escolher quem tem melhor desenvoltura, quem se destaca, ou quem conquista respeito dos demais - o que é pouco para essa função.

A construção do primeiro escalão de um organograma é a garantia da disseminação de um sistema de trabalho que se traduza em eficiência em todos os processos. Se o início de uma boa equipe começa na parte superior do organograma, ou seja, com líderes de setores que sejam capazes de gerir com eficiência e disseminar ferramentas e conceitos, vê-se que o gestor desempenha um papel de extrema importância em relação à gestão das pessoas e do ambiente, o que vai muito além de monitorar serviços, ou de corrigir falhas dos componentes da equipe, é preciso liderar.

A seguir são apresentadas as principais deficiências apresentadas nos candidatos a líder:

A capacidade de gerir a si mesmo

Um dos grandes desafios de qualquer pessoa que esteja na condição de líder é gerir seus impulsos e emoções. Quase sempre estes sentimentos interferem em suas ações e resultam em mágoa, desinteresse e falta de motivação dos subordinados. A dificuldade de lidar com as próprias emoções torna-se mais evidente frente a problemas ou quando se está sob pressão, desencadeando situações de atrito, que são antagônicas à admiração e ao comprometimento da equipe com seu gestor e com a empresa.

A capacidade de gerir o tempo e de executar o trabalho com eficiência
 
Quem está no comando da empresa ou de um de seus setores precisa executar as tarefas de rotina, as tarefas extras e as recomendações especiais, e ainda enfrentar as eventualidades diárias.  Esse acúmulo de afazeres  quase sempre gera falhas e esquecimentos, que se acumulam com o tempo e acabam diminuindo a eficiência, interferindo diretamente nos resultados e, conseqüentemente, nos relacionamentos com os outros membros da equipe.

O maior “responsável” pelas falhas na execução dos afazeres é a falta de tempo. A grande dificuldade é fazer com que as pessoas organizem seu tempo, adquiram o hábito de agendar as tarefas e recomendações, e enfrentem as dificuldades normais  da execução, para que atinjam a máxima eficiência e os resultados almejados. A função de gestor exige eficiência, independente das dificuldades.

A capacidade de criar ou adotar um sistema de trabalho e depois disseminá-lo

São comuns as recomendações de que se deve gastar mais tempo planejando do que executando. Porém, é raro encontrarmos pessoas, principalmente aquelas que gerenciam empresas ou setores, que façam o planejamento do seu dia de trabalho.

A maioria das pessoas afirma e acredita que tem este planejamento na cabeça, que sabem o que e como fazer, ou que não é necessário planejar, pois seu dia é uma rotina. Por outro lado, há os que alegam que as eventualidades são maiores que o planejado, mas não entendem que a eventualidade só é maior que o previsto para quem não planeja. 

Um gestor precisa acreditar na importância da organização, do planejamento e do uso de ferramentas que ajudem a melhorar a produtividade.

O maior desafio do planejamento não é iniciá-lo e, sim, mantê-lo, pois as eventualidades e a “falta de tempo” desviam a atenção do foco. É preciso entender que as ferramentas gerenciais só funcionarão se houver persistência e disseminação para a equipe, pois quase sempre, o planejamento do gestor depende do planejamento de terceiros, já que sua gestão não é presencial.

Os prejuízos resultantes da ineficiência são impressionantes, e se formos passivos diante de falhas e compreensivos com resultados “mais ou menos” bons, acumularemos prejuízos cada vez maiores.

O baixo investimento em aprendizado
 
A maioria das pessoas querem atingir o sucesso, principalmente financeiro, mas buscam apenas o lado bom do processo, ou seja, a colheita. Agem como um atleta que almeja o sucesso olímpico, mas que dedica-se como um  atleta de “fim de semana”.

Falta às pessoas disposição e dedicação.  Vejo pessoas se dedicando apenas ao trabalho, mas quase nada à profissão. Esses indivíduos são bons executores e dão o melhor de si, entretanto, não dedicam nenhuma parte do  seu tempo na busca de aprendizado e atualização profissional, e pecam por acreditar que vão atingir seus objetivos pelo tempo de trabalho e não pela competência progressiva.

Como o tempo é, quase sempre, escasso, o indivíduo que se propõe a  ser diferenciado dentro de sua profissão precisa dedicar uma parte de seu tempo de lazer na busca de novos conhecimentos.

A dificuldade das pessoas em admitir que não está apto a fazer determinada tarefa é outro grande empecilho na formação das pessoas, inclusive dos candidatos a gestores, pois, com isso, diminui-se a possibilidade de aprendizado.

A formação das pessoas e, conseqüentemente, da equipe

Se pudéssemos descrever uma equipe de trabalho ideal,  ela seria mais ou menos assim: formada por pessoas comprometidas que tratassem a empresa como sua, altamente motivadas que encarassem cada tarefa como um desafio pessoal e os problemas com otimismo, aceitando as mudanças necessárias sem resistência e comportamento defensivo. Com certeza, a vida do gestor será mais fácil, os resultados melhores e as tecnologias exploradas ao máximo se essa equipe ideal puder se tornar real.

Acredito que o gestor deve atuar em três etapas, nessa ordem: líderes, ambiente e liderados. A maioria das pessoas pensa que a solução dos problemas começa na equipe, mas o “olhar criticamente para si mesmo”, ou seja, o auto-conhecimento e o aprimoramento pessoal são os primeiros passos a serem dados por um gestor, passando em seguida pela conquista de um ambiente positivo e só então chegando aos recursos humanos.

Líderes: pessoas que demonstram segurança e auto-controle diante das mais variadas situações,  conquistam a admiração de seus subordinados, possuem valores claros e os colocam em prática;
 
Ambiente: local onde as pessoas tenham prazer em estar, que seja livre de intrigas e desavenças, onde as pessoas se ajudem e que os objetivos sejam comuns, claros e almejados.

E, finalmente uma equipe conhecedora de seu papel, motivada, que respeite e pratique os valores estabelecidos, e que seja, acima de tudo, comprometida com os objetivos da empresa.

Muitos empresários e gestores têm o conceito, estabelecido com a experiência adquirida em vários anos de trabalho e adotando diversos modelos de gestão, de que lidar com recursos humanos é um grande problema, pois, em geral, as pessoas são  irresponsáveis, incapazes e preguiçosas.

Com este conceito assumido como verdade absoluta é muito difícil fazer com que os gestores assumam o papel de formar pessoas. Na verdade, embora não totalmente falsos, esses conceitos são originados principalmente da falta de atuação do gestor e de uma gestão mais eficiente e direcionada à formação de pessoas. Muitas vezes, por despreparo, o gestor opta por procurar o profissional ao invés de formá-lo, agindo de forma imediatista e, até, comodista, pois formar e treinar um profissional exige tempo e trabalho. Entretanto, a formação individual, que tem início na admissão de um funcionário, é a base para a formação de uma equipe.

De maneira geral, as pessoas não têm objetivos claros, e esta falta de objetividade é o grande fator dificultador na formação de uma equipe de trabalho. A maioria dos indivíduos não têm metas pessoais estabelecidas a médio e longo prazos e, assim, é comum nos deparamos com alguns integrantes da equipe que em um determinado momento mudam totalmente o rumo traçado, fazendo com que o trabalho de formação tenha que ser iniciado novamente.

O gestor precisa incutir o conceito de objetividade na equipe e não pode subestimar a capacidade de nenhum indivíduo para conseguir identificar os mais aptos.

O processo de admissão é o momento no qual as pessoas começam a criar conceitos sobre a empresa onde estão ingressando, e que, mais tarde, influenciarão suas decisões e opções. Na verdade, a formação nada mais é do que o estabelecimento das práticas e valores da empresa, buscando persuadir as pessoas a elegerem os valores estabelecidos, como seus próprios valores. A conscientização demanda tempo, paciência, e, principalmente, persistência e preparo do líder, e é um trabalho constante, que não atinge seus objetivos de uma só vez, e nem em todas as tentativas.

É importante ainda que o gestor mantenha sua equipe sempre motivada, com conversas periódicas, mostrando a todos que o crescimento profissional e o sucesso de cada um deve ser construído e pode ser alcançado no seu ambiente de trabalho, e que cabe a todos encarar o desafio de criar e manter um ambiente harmonioso. Outro conceito importante que o gestor precisa passar para a equipe é o de que o sucesso da empresa depende de seus funcionários e vice versa.

A formação de um ambiente positivo de trabalho

A omissão ou superficialidade do gestor diante dos problemas da equipe, são ingredientes perfeitos para que se crie um ambiente de trabalho negativo. Assim, depois de buscar seu auto-conhecimento e corrigir aquilo que depende apenas de si, a primeira tarefa de todo gestor deve ser criar e manter um ambiente onde as pessoas sintam prazer de trabalhar.

A postura e as atitudes do líder são determinantes para a harmonia do ambiente de trabalho. É preciso que todos os problemas sejam bem resolvidos e que comportamentos indesejáveis como intrigas, irresponsabilidades e omissões, sejam rigorosamente inibidos.

A conquista de um ambiente de trabalho positivo tem sido um dos grandes diferenciais das empresas que detêm os melhores resultados econômicos em diversas atividades. Uma crítica construtiva ou uma proposta de mudança podem ser vistas como uma obrigação enfadonha ou como uma oportunidade de crescimento, dependendo da má ou boa qualidade do ambiente.

A definição e prática dos valores da empresa

Definir e apresentar à equipe os valores da empresa é como determinar e tornar claras as regras do jogo. Esse é mais um dos desafios do gestor, pois dele dependerá a formação e conscientização da equipe, e a criação e manutenção de um bom ambiente de trabalho. Embora pouco executada, essa prática é fundamental para que as equipes mantenham perfeita identidade com a empresa. 

A conciliação de interesses

Cabe ao gestor quebrar o paradigma de que em uma empresa existem dois lados, o do funcionário e o da empresa. Nessa situação, o melhor caminho é a transparência. Não há por que não explicar aos funcionários as razões das decisões e atitudes tomadas pela empresas, pois entendendo os fatos, o comprometimento se torna maior.

Atitudes pouco claras dos proprietários e gestores das fazendas podem recriar no campo o ambiente metalúrgico, onde empregados e patrões vivem uma guerra constante. Cabe ao gestor mudar esta realidade, exercendo uma comunicação clara e efetiva com os funcionários e conciliando interesses.

O gestor deve mostrar à sua equipe que os dois lados que existem na disputa são o da nossa empresa e o da concorrência, e que se nossa energia for gasta com “brigas” internas,  ela nos faltará para questões mais importantes e das quais dependerá nossa sobrevivência e a da empresa. A equipe precisa se concentrar em seu principal objetivo que é produzir com máxima eficiência.

A assistência técnica

Um grande sonho de todo gestor é poder contar com uma assistência técnica eficiente e comprometida com a busca de resultados positivos, pois o papel dos técnicos é crucial para que o gestor consiga executar seu trabalho com eficiência.

Um bom técnico, além de uma formação profissional sólida, deve ser conhecedor profundo da atividade e ter os princípios básicos de liderança, pois precisará ainda mais que o gestor, delegar funções, já que sua presença é menos constante na empresa.  

A assistência técnica deve ser a principal aliada da gestão e vice-versa. O técnico deve agir como conselheiro, fonte de informações e disseminador de experiências vividas em sua vida profissional. Mas, para que os resultados de suas ações e recomendações sejam positivos é essencial a participação do gestor, que pode ser o centro das soluções ou dos problemas. Alguns gestores não conseguem estabelecer um bom relacionamento com os técnicos, na maioria das vezes por incompetência, insegurança e por não enxergar que as funções de cada um dentro da fazenda são muito distintas.

A falta de qualidade na prestação de serviços terceirizados

Apesar de tanta evolução em determinados setores da economia, ainda vivemos no século passado em relação à qualidade na prestação de serviços terceirizados. O desgaste e os prejuízos acumulados pela falta de compromisso com prazos e com a inconformidade dos produtos são enormes. Algumas empresas nem mesmo se preocupam em atender bem aos clientes, quando o objetivo deveria ser o de superar expectativas.

Os atrasos deixaram de ser imprevistos e agora “têm” que ser encarados com normalidade e conformismo, pois com o volume de trabalho do dia-dia e a demora dos tramites burocráticos, torna-se quase impossível buscar ajuda nos órgãos de defesa do consumidor.

Recentemente, fizemos a compra de uma bomba hidráulica para irrigação. O fornecedor nos pediu 30 dias para entrega, o que, por se tratar de uma bomba comum, já pareceu absurdo. Passaram-se os 30, 60, 90, 120 e os 150 dias, sendo a bomba entregue com 157 dias após a compra. O mais intrigante é que veio com um belo selo de certificação, que no meu entendimento, deveria significar eficiência da empresa vendedora.

Conclusões:

Em minha opinião, dois fatores são determinantes para alcançar os resultados esperados.  O primeiro deles é a manutenção de um alto nível organizacional, que auxiliará o gestor em todas as tomadas de decisão. O segundo, é a formação de uma equipe competente, que divida as responsabilidades e esteja sempre comprometida, não apenas com suas tarefas, mas também com os resultados.