Muitas vezes, escutamos que “o primeiro passo para se resolver um problema é reconhecer que você tem um”. As ferramentas de gestão nos ajudam a não só reconhecer os problemas de nossas empresas, mas também a solucioná-los.

A ferramenta PDCA consiste em um método para atingir resultados, tendo sido inicialmente introduzida no Japão após a Segunda Guerra Mundial. O ciclo tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na gestão, dividindo-a em quatro principais passos: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Checar) e Act (Agir)
 

Dentro da primeira etapa do PDCA representado pela letra P, existem 3 importantes passos a serem seguidos visando a elaboração de um plano de ação eficaz. São eles:

 1. Caracterização do Problema
2. Análise do Problema
3. Construção do Diagrama de Causa e Efeito

Nesse artigo, iremos detalhar o primeiro passo do Planejamento: a Caracterização do Problema

Os próximos artigos dessa sequência apresentarão os outros dois passos do Planejamento, assim como as etapas de Execução, Checagem e Ação.

Assim sendo, para se fazer uma boa caracterização de um problema, precisamos primeiramente identificá-lo.

1.1. Identificação do Problema

O problema nada mais é que um resultado indesejável, ou seja, a diferença entre o resultado atual e uma meta esperada. Um problema poderá ter uma causa única ou apresentar diversas causas envolvendo um ou mais setores da empresa. A metodologia do PDCA irá ajudar a desvendar as causas do problema e avaliar em quais delas será importante atuar.

Assim sendo, um questionamento importante surge nessa etapa:

Quais são os problemas e em quais atuar primeiro?

Uma das maneiras de se descobrir quais são os problemas de uma empresa é através da reunião dos colaboradores de cada setor. Em uma fazenda de gado de leite, por exemplo, os colaboradores poderão relatar que a fazenda está com problema de “muito bezerro morrendo”. Porém, muitas vezes eles não irão dizer o tamanho desse problema, ou seja, a diferença entre o percentual esperado (meta) e a real mortalidade de bezerros.

Exemplo de Problema:
 

1.2. Levantamento de Dados

Após a identificação e priorização dos problemas, torna-se necessário saber o real “tamanho” desse resultado indesejável. Para isso, é preciso fazer um levantamento de dados.

O primeiro questionamento que precisa ser respondido é: Qual a meta a ser buscada?

Verifica-se que em muitas propriedades rurais e empresas no geral, existe um desconhecimento do que seria essa meta.

Isso acontece devido a vários motivos, dentre eles: falta de conhecimento do indicador a ser utilizado para a meta, falta de conhecimento teórico e/ou prático na área, falta de conhecimento da importância de se ter metas na empresa, falta de conhecimento de como se estabelecer metas na empresa, conhecimento das metas mas com ausência de coleta e processamento de dados para verificar os resultados,entre outros.

Dessa maneira, verifica-se a necessidade de se entender o que é indicador e o que é meta.

Indicadores

Indicadores são variáveis usadas para quantificar o resultado de processos podendo ser classificados como:

1- Índice (Índice de Crescimento da Receita, Índice de Satisfação dos Clientes)
Ex: Gado de leite: Taxa de prenhez, Mortalidade de 0 a 1 ano (%), Prevalência de mastite subclínica.

2- Valor numérico absoluto (Ex: Número de produtos lançados no ano pela empresa).
Ex: Gado de leite: Contagem Bacteriana Total (CBT) e Contagem de Células Somáticas (CCS)

Para definir quais serão os indicadores a serem mensurados, será preciso avaliar quais são os resultados dos processos mais importantes em cada setor. Para isso, deve-se levar em consideração a experiência prática dos colaboradores envolvidos assim como o conhecimento técnico do negócio.

Verifica-se que certas empresas enumeram muitos indicadores para um mesmo processo, sendo que isso poderá gerar alguns transtornos como, por exemplo, o não gerenciamento adequado devido ao alto volume de informações e a perda do foco para a tomada de decisão.
Após o levantamento dos indicadores realmente importantes, as metas poderão ser traçadas.

A meta consiste em um objetivo quantificado e poderá ser expressa utilizando um prazo de conclusão como no exemplo a seguir: “Obter produtividade mínima de X toneladas de matéria-verde por hectare de silagem de milho no ano agrícola XX/YY”

Quando não temos metas claras ou mesmo a segurança para defini-las, uma medição prévia poderá ser realizada com base em informações históricas ou levantamento direto de dados.

Nessa fase, surge um questionamento importante: Como saber se as metas são atingíveis e ao mesmo tempo desafiadoras? Para responder essa pergunta, é importante avaliar vários pontos como, por exemplo:

1- Qual o comportamento dos dados em um período x? (se houver coleta de dados)
2-  Existe tendência crescente ou decrescente?
3-  Existe alguma questão de sazonalidade influenciando?
4-  Quais as metas que são praticadas em outras propriedades ou empresas que eu poderia usar como benchmarking?

Após a identificação do problema, o correto levantamento dos dados, a definição dos indicadores e metas, não se pode esquecer a implantação da “Gestão a Vista”, com o objetivo de se iniciar o controle dos resultados alcançados.

1.3. Implantação da Gestão a Vista

Gestão a Vista é uma ferramenta que possibilita que os principais indicadores assim como suas metas sejam divulgados claramente para toda a equipe, seja através de gráficos, dados ou informações gerenciais.

Tal metodologia permite uma rápida e fácil visualização comparativa das metas e resultados alcançados e consiste em uma maneira inteligente de compartilhar informações dentro da empresa, visando a integração de todos os setores.

O objetivo de expor essas informações para todos os colaboradores é, principalmente, buscar o envolvimento e participação por meio da exposição dos problemas visando conscientizar os colaboradores de que existe um caminho para a sua solução.

Os quadros de Gestão a Vista precisarão estar sempre atualizados, pois caso o contrário, os colaboradores não mais se importarão com o acompanhamento dos mesmos.

Não deixem de ler os próximos artigos dessa sequência, pois iremos ver os outros dois passos contidos na etapa de Planejamento, assim como as etapas de Execução, Checagem e Ação.